製品や仕掛品などの在庫を抱える現場では、Excelで在庫管理をしていることも多いです。しかし、Excelでの在庫管理にはいくつかの課題があります。そこで本記事では、Excelでの在庫管理を効率化して、スムーズに運用するためのコツについて解説します。また、在庫管理の代替手段についても紹介するので、ぜひ参考にしてください。
Excelを使った在庫管理の現状とは
Excelは、商品を在庫管理する現場や物流業界で広く活用されてきたツールです。ここでは、Excelを使った在庫管理の現状について説明しましょう。Excelでの管理には限界がある
商品などの品物を扱う業種では、製品や原材料、仕掛品などの在庫を抱えているものです。倉庫での入出荷や返品管理、棚下ろしなどの業務があります。生産や販売にともない、最適な在庫量を管理しなければいけません。これまでは、Excelを使用して在庫管理する現場が一般的でした。しかし、取り扱う物の量が増加すると、Excelでの管理が追いつかない場合もあるでしょう。Excelは在庫管理する際に役立つツールであるものの、その処理能力には限界があります。
Excelを管理するメリット
Excelは、紙の管理表よりも扱いやすい特徴があります。紙の管理表に比べると、破損や紛失のリスクが少ないのが特徴です。さらに、紙に手書きするよりも、Excelに入力する方が管理しやすいです。自社のパソコンにExcelのソフトがインストールさえていれば、コストをかけずに繰り返し使い続けられます。Excelで管理するデメリット
Excelでの在庫管理には、デメリットもあります。まず、スタッフが数値を手入力するため、入力ミスが発生するリスクがあります。また、在庫管理する商品の量が急増した場合や扱うデータ量が増えた場合、ファイルに大きな負担がかかりやすいです。画面が固まったり、データが破損したりするリスクもあります。また、リアルタイムでの在庫管理が難しいこともデメリットです。より最新の在庫状況を知りたいなら、データ入力する頻度を上げなければなりません。
Excelによる在庫管理を効率化する方法
工夫次第で、Excelによる在庫管理業務は効率化できます。ここでは、Excelによる在庫管理を効率化する方法について説明します。便利なテンプレートを活用
Excelで作成された在庫管理表のテンプレートは、ネット上で多数提供されています。これらのテンプレートから自社に合うシートを選び、数値や必要な項目を入力すると、簡単に在庫管理表を作成できます。テンプレートは基本的な書式なので、カスタマイズすると自社で使いやすい在庫管理表になることでしょう。関数を活用
Excelの関数を活用すると、効率的にデータ処理できます。VLOOKUP関数は、シートを検索して条件に合う数値を抽出できます。ひとつずつ数値を手入力する必要がないため、ミスを防げるうことでしょう。IF関数は、指定したセルや範囲内の値が条件に当てはまるかどうかで、表示する値を変えられます。指定した在庫数を下回った場合は、発注のタイミングを知らせるアラートとしても活用できます。
SUMIF関数・SUMIFS関数は、指定した条件に合う数値だけを足し算できる関数です。SUMIF関数は条件をひとつだけつけたいときに、SUMIFS関数は複数の条件をつけたい場合に便利です。たとえば、特定の条件の商品がどれぐらい売れているかなどを算出できます。
マクロを活用
マクロは、Excel操作を自動化できる機能です。繰り返し行う作業を記録しておくと、自動的に操作を実行します。毎月同じ作業を繰り返す場合におすすめの機能です。在庫管理はシステムへの移行がおすすめ
Excelは便利なツールですが、在庫数が多くなると不都合が生じます。また、数値を入力しなければリアルタイムで在庫状況を把握できません。Excelでの在庫管理に限界を感じる場合は、在庫管理システムへ移行するのがおすすめです。ここでは、在庫管理システムの特徴について説明します。外部システムやアプリケーションと連携可能
在庫管理システムは、外部システムやアプリケーションとの連携機能があるとより便利に使用できます。とくに販売管理システムと連携できると、出荷や販売などの業務がよりスムーズになります。また、簡単に在庫情報の登録・管理できれば、システム運用がスムーズになることでしょう。検品や棚卸の効率化したいなら、ハンディターミナルに対応するシステムがおすすめです。
クラウド型の在庫管理システムも
在庫管理システムには、登録できるユーザー数が制限されているシステムもあります。複数の倉庫や店舗がある場合は、多拠点の在庫管理に対応できるシステムが理想的です。クラウド型の在庫管理システムは、多拠点の在庫管理に対応できます。また、ネット環境があればどの拠点からでもアクセスできることも大きな利点です。
