商品を取り扱う企業では、定期的な棚卸をおこないます。実在庫を数え、帳簿にある数と差異がどれほどあるかを調べる作業です。棚卸差異が大きいと、企業にとってさまざまな弊害が起こります。ところで、棚卸差異の発生原因にはどんなものがあるのでしょうか。今回は、棚卸差異について対処法や防止策と合わせて解説します。
棚卸差異が発生する原因
棚卸差異を減らすためには、まずその原因を知ることがたいせつです。棚卸とは、帳簿上の数量と実際に存在する数量を照らし合わせる作業ことを指します。そこで、どちらかが多い、または少ないという状況が発生したら、棚卸差異の状態です。棚卸差異が発生してしまう原因は、大きくわけて4つあります。入力が間違っている
1つめは、伝票や数えた数量などの入力が間違っていることです。現在でも、多くの企業が手作業による入力をおこなっています。紙に書いたものを表計算ソフトに転記するなどの作業の中で、入力間違いや入力漏れがあると差異に繋がります。人の手で作業する以上、どうしてもミスは発生してしまうでしょう。管理ルールが明確ではない
2つめに、管理する際の認識違いやルール決めが明確でないことが挙げられます。ひとつの企業の中にもたくさんの部署や商品があり、管理方法やルールに関しての認識がずれている可能性があります。たとえば、在庫の入力タイミングの認識が部署ごとに違っていた場合、そこでずれが生じてしまうことでしょう。また、在庫の保管場所が明確でなければ、実在庫を数える際にずれが生じます。
そして、イレギュラーが起こった際の在庫の取り扱い方法が定められていない場合も同様です。
仕入れ側のミス
3つめは、仕入れの際のミスです。仕入れの際に数量を間違ってカウントしてしまうと、自ずと棚卸差異につながります。仕入れ先の手違い
4つめは、仕入れ先の手違いです。伝票や納品書の内容が間違っている場合や、納品書・請求書が届いていない場合、帳簿と実在庫の数が違ってしまいます。自社でルールが守られていたとしても、このように関連会社の手違いによって棚卸差異が発生してしまう可能性もあります。棚卸差異が発生した場合の対処方法
棚卸の際に差異が発生した場合、まずは帳簿に間違いがないか、実在庫を数えた際に間違いがなかったかを確認します。間違いがわかったら、なぜその間違いが起きてしまったかの原因を突き止めます。その後、帳簿の数量を実在庫に合わせて修正しましょう。棚卸差異の対策と改善方法を紹介
棚卸差異が発生すると、企業にとってさまざまな影響がでます。必要な在庫数に満たない場合や、過剰在庫になってしまうことはそのまま経営不振につながります。また、商品を出荷する際にスムーズな作業がおこなえずに顧客に迷惑をかけてしまうことで、企業への不信感が高まる恐れもあります。
差異が発生することでその原因を探ることにもなり、従業員の業務時間が伸びることで、コストも余分にかかってしまうことでしょう。このような事態を防ぐためには、円滑な在庫管理が必要となります。
明確なルールの制定・共有
まずおこなうべきことは、在庫管理にあたって社内や関連会社との間で統一された明確なルールを決めることです。そうすることで、認識の違いや部署・人ごとのマイルールをなくし、棚卸差異の削減につなげることができます。定めたルールや業務フローは誰もが見られるようなマニュアルにして保管しておき、いつでも確認できる状態にしておくとよいでしょう。
イレギュラーへの対処法を決める
また、起こりうるイレギュラーについても項目ごとの対処法を決めておくと、より正確な在庫管理につながります。棚卸の実施期間を短くする
棚卸の実施間隔を短くすることも、改善策のひとつです。半期に1回、四半期に1回というペースで棚卸をおこなっている企業も多いことでしょう。その間隔を短くすることで、差異が少ない状態で確認をおこなうことができます。在庫管理システムを導入する
上記で紹介した方法のほかに、在庫管理システムを導入する方法もあります。在庫管理システムは、リアルタイムに在庫管理をおこなえるシステムです。在庫数や保管場所の管理をおこなうことができ、複数の拠点にあるデータも一元管理することが可能です。棚卸の実施時には、ハンディターミナルを使用して実在庫のデータを直接デジタル登録できます。これまでは、紙に書いたものをパソコンなどで入力する方法が多くとられてきましたが、システムを使用することでより正確でスピーディな棚卸が実現します。
入出庫管理や適正在庫を分析する機能を持つものもあるので、在庫管理だけでなく経営を安定させる効果も期待できます。
